Réforme enregistrement courses

Comme évoqué lors de notre Assemblée Générale de la CDCHS 79 en Septembre dernier à Chef-Boutonne, le Ministère des sports a souhaité modifier la réglementation en vigueur concernant les déclarations administratives pour les manifestations sportives. Celle-ci est née sous un Décret en date du 09 Août 2017, avec un Arrêté en date du 24 Novembre 2017.

Afin de pouvoir étudier vos demandes d’organisation correctement, votre CDCHS a demandé un rendez-vous en préfecture de Niort. Rendez-vous qui a eu lieu le 05 Décembre 2017 avec la présence de :

• 3 membres de la Commission Départementale des Courses Hors Stade des Deux-Sèvres
• 1 responsable du Service Communication de la préfecture
• 2 responsables de la Direction de la Règlementation et des Libertés Publiques
• 1 Chef de bureau de la préfecture en charge de l’application de la règlementation
• 1 responsable de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations

Le but principal de cette réunion, était la mise en place de la nouvelle réforme au niveau départementale, et éviter qu’il y ait une lecture du règlement différente d’une préfecture à une sous préfecture, d’une Mairie à une autre Mairie ou bien d’un organisateur à un autre…

Dorénavant, toutes les épreuves de course à pied, passent d’un régime d’autorisation à un régime de déclaration. Les délais d’instruction restent inchangés, à savoir 1 mois en CDCHS et 2 mois en préfecture ou mairies.

A compter du 13 Décembre 2017, voici donc la nouvelle procédure pour l’enregistrement de vos dossiers de manifestations sportives se déroulant sur la voie publique ou ouverte à la circulation publique ;

• Si votre épreuve se déroule intégralement sur la même commune, vous devrez envoyer par mail (ou courrier) votre dossier complet à la CDCHS pour « avis ». Celle-ci l’étudiera dans un temps maximum d’un mois et vous renverra par mail votre dossier accompagné de l’avis. Ensuite, charge à vous de l’envoyer à la mairie concernée (par mail ou courrier) pour obtenir votre « Récépissé de Déclaration ». Votre Mairie étudiera votre dossier dans un temps maximum de 2 mois.
• Si votre épreuve se déroule sur plusieurs communes, vous devrez envoyer par mail (ou courrier) votre dossier complet à la CDCHS pour « avis ». Celle-ci l’étudiera dans un temps maximum d’un mois et vous renverra par mail votre dossier accompagné de l’avis. Ensuite, charge à vous de l’envoyer à la préfecture ou sous préfecture concernée (par mail ou courrier) pour obtenir votre « Récépissé de Déclaration ». Votre préfecture ou sous préfecture étudiera votre dossier dans un temps maximum de 2 mois.

Pour l'étude de vos dossiers, les référents sont ; Mous NAKIB pour le bassin Niortais et Philippe SOULARD pour la zone « Parthenay » et nord département. Vous trouverez leurs contacts dans l’espace « Organisateurs ».

Pour information, en début d’année 2018, le service Communication de la préfecture va procéder sur son site internet au renouvellement des pièces obligatoires pour le montage des dossiers d’organisation (notamment des CERFA par exemple). Cependant, durant cette mise en place, les anciens CERFA et autres documents officiels seront acceptés, tout comme les documents en ligne sur le site de RUNNING 79, disponible dans « l’Espace organisateurs ».

Les services de la préfecture ainsi que la DDCSPP, vous invitent en 2018 à passer au numérique pour l’envoi de vos documents. Gain de temps dans le traitement des dossiers, et possibilité de valider l’envoi de vos documents pas un « accusé de réception » de votre boite mail. Sachez qu’en 2018, la Sous-préfecture de Bressuire sera fermée définitivement au public.

Les avis donnés et les récépissés de déclaration en provenance de la préfecture ou des Mairies,  seront transmis automatiquement en copie à votre CDCHS pour information.

Les organisateurs qui avaient l’habitude de se déplacer en Gendarmerie avant le départ de leurs épreuves pour valider le parcours, cette démarche n’est plus d’actualité (cela concernait essentiellement les organisateurs du milieu et nord département).

Dans les règles de procédure envoyées en Septembre 2017 par la préfecture aux maires du département, il est rappelé l’obligation par les organisateurs de fournir les autorisations nécessaires des propriétaires des terrains traversés. Vous trouverez dans votre espace « organisateurs » un modèle de demande réglementaire.

Attention, la préfecture nous informe qu’à compter du 1^er Janvier 2018, plusieurs communes seront rattachées officiellement à des nouvelles communautés de communes et cela entrainera parfois un changement de Préfecture ou Sous-préfectures pour l’étude de vos dossiers. Pour vous aider à vous y retrouver, votre CDCHS a mis en place sur RUNNING 79 dans l’espace « organisateurs », un nouveau calendrier de course simplifié avec un code couleur appelé «Calendrier Départementale 2018-Préfecture/Sous-préfectures ».

Bon à savoir : Les services administratifs (Préfecture et Mairies), ont obligation dès réception de votre dossier, de vous faire un retour par mail du type « J’accuse réception de votre dossier pour étude ». En cas de défaut de réponse dans un délai de 2 mois (délai réglementaire), le défaut de réponse vaudra « acceptation ». Cependant, il est nécessaire et indispensable de vous assurer de la bonne adresse d’envoi de votre dossier (mail ou courrier) car parfois en fonction des Mairies, ce ne sont pas forcément les mêmes services qui traitent les dossiers d’organisation (Service des sports/services événementiels/service de la réglementation/service des associations, etc.…).

En fin sachez que les services de la préfecture, ont envoyé en date du 05 Décembre 2017 à chaque maire du département, une fiche « réflexe » leur expliquant la marche à suivre pour la mise en place du nouveau décret. La CDCHS a eu connaissance également de ce document de travail.

Calendrier 2018